Tenue de réunions

par Carole Ricard Afin de maximiser l’efficacité de vos réunions sans pour autant perdre la qualité de communication et d’échange entre les participants, il faut quelquefois revoir nos méthodes traditionnelles de convocation et de fonctionnement de nos réunions. Faites le bilan de ce que vous n’aimez jamais lors de réunions et de ce que vous préférez. Parmi les facteurs d’échec ou de peu d’enthousiasme pour les réunions soulignons :

• l’ennui
• la durée trop longue
• l’inconfort dû à la chaleur, au manque d’air, au bruit ou au silence
• le peu de temps de participation avant de prendre une décision
• le trop de temps accordé aux émotions et réflexions plutôt qu’à la prise de décision
• la mauvaise tenue de registre
• la non ponctualité des participants

Jeff Bercuvitz, orateur et animateur hors pair, suggère de faire de chaque réunion un « party », indiquant par le fait même les éléments apportant le succès à toute réunion : d’abord avoir l’occasion de socialiser autour d’un repas ou de chanter, danser ou se raconter des histoires entre nous pour alléger l’atmosphère tout en laissant la place à des relations amicales plutôt que d’affaires où tous sont sur les dents et méfiants. Pourquoi faire une réunion à l’intérieur alors qu’il fait 30 degrés celsius et qu’on est près d’un lac? Puis, ramener les participants au but de la rencontre par la présentation des différents points d’informations et de vue sur le sujet sur lequel on doit se prononcer. Finalement, respecter les règles de prise de décision en groupe que l’on s’est fixées antérieurement afin de ne pas insécuriser les participants et prendre la décision. Celle-ci peut aussi bien être de reporter ce sujet à une réunion ultérieure afin que chacun puisse mieux y réfléchir ou dans le but d’obtenir un complément d’information. Bien évidemment, toute méthode de tenue de réunion devra être adoptée par les participants. Ainsi, outre déterminer le lieu, l’horaire et le contenu de la réunion, il faudra aussi déterminer les rôles des participants. Puisqu’en écovillage on tente de sortir des sentiers battus, des formes hiérarchiques des organisations, il va de soi que nous suggérons que chacun se reconnaisse des facultés de leader ou les développe à tour de rôle, assisté d’un partenaire qui pourrait gérer le temps et les lieux. De plus, si chacun sait quelle partie de la réunion il a à animer, il se préparera en conséquence. Dans chaque réunion, il y a plusieurs phases  : la phase préparatoire, l’échange d’information et la période de questions, le partage des émotions, des sentis et des perceptions face à ces données et leur accueil, le ralliement vers des idées communes, la présentation d’alternatives, la discussion des pour et contre des différentes solutions, la tentative de compromis, le consensus ou le report du sujet à une autre réunion, la clôture. Il est important que chaque participant connaisse ces différentes phases pour reconnaître en tout temps à quelle phase de la réunion il en est sinon c’est à l’animateur de le ramener au rythme des autres participants. Par exemple, vous avez convoqué une réunion afin de déterminer les critères de choix du territoire. Vous avez fait un tour de table afin que chacun puisse manifester ses goûts et intérêts et vous en êtes rendus à une synthèse de tous les besoins et idéaux des participants en les écrivant au tableau. Puis, un participant décide d’argumenter sur le besoin d’un point d’eau sur le territoire.  L’animateur devra lui laisser le temps de s’exprimer puis lui rappellera le but de la réunion qui n’est pas d’argumenter sur les pour et les contre des critères de choix du territoire mais plutôt de s’entendre sur les besoins et intérêts des participants et de lui faire prendre conscience en quoi son objection semble si importante à ce temps-ci de la réunion. Ainsi, en ramenant le participant au but de la réunion, les états d’âme et émotions qui n’ont pas trait au sujet seront reportés après la réunion tout en laissant quelques instants au participant « hors sujet » de pouvoir s’exprimer. Quelques fois, ce simple procédé met en lumière un conflit interpersonnel et inconscient des participants qu’ils seront invités à régler en dehors de la réunion. La ponctualité du début des réunions et de leur clôture est importante afin de conserver l’enthousiasme des participants pour toute réunion future. Si la réunion devait se prolonger, il devrait y avoir consensus sur la possibilité et la durée de la prolongation. Lorsqu’il y a des visiteurs ou des consultants invités à la réunion, leur rôle doit être clairement défini et les participants peuvent demander leur retrait lors de la prise de décision afin d’éviter toute ingérence. Lors de discussions proprement dites, les participants devront être invités à respecter le droit de parole de chacun. Un objet pourra être utilisé afin de signaler qui a le droit de parole, par exemple, un bâton de parole ou tout autre objet qui se trouve dans la pièce. Ce sera soit à la personne qui parle de donner le droit de parole ainsi que l’objet à une autre personne lorsqu’elle aura terminé ou à l’animateur de reprendre le droit de parole et l’objet symbolique pour le diriger vers un autre participant. Avec tact, c’est également à l’animateur  d’aviser les gens que la discussion devra prendre fin bientôt en résumant les points sur lesquels il y a consensus et ceux sur lesquels il n’y en a pas, déterminer la période de discussion qui reste et aviser le « gardien du temps » lorsqu’il sera temps de mettre fin aux discussions. L’animateur fera un compte-rendu verbal de la réunion,  des décisions prises et de celles reportées tout en demandant aux participants si ce compte-rendu fait constat réel de la réunion, puis il clôturera la réunion. En conclusion, rappelez-vous que les gens doivent avoir le goût d’y participer et de se rencontrer. Dès lors, il faudra quelquefois user d’ingéniosité afin de faire coïncider une réunion et une activité sociale ou une présentation audio-visuelle, recevoir un invité, débuter la réunion par un jeu visant à détendre l’atmosphère, tout particulièrement si l’ordre du jour comporte un sujet difficile. Chaque membre du groupe est responsable de la bonne synergie du groupe. Si vous sentez des tensions ou des froids entre des individus, sans les prendre en charge, il serait sage de les inciter à discuter de leur différend avant la rencontre et leur offrir votre support comme médiateur. “Quand nous sommes joyeux, nous nous relions aux autres en tant qu'êtres libres, et la relation est ouverte à toute éventualité: tout ce qui arrive a de l'importance", citation de James Carse à la page 28 du livre Jeux nouveaux de Dale N. Lefevre, Les éditions Le Souffle d'or, France, 1988, 214 pages."